Splošna izjava o varstvu osebnih podatkov

Definicije

Za lažje razumevanje politike predstavljamo ključne definicije, ki se uporabljajo pri opisovanju obdelave podatkov v povezavi s poslovnim svetovanjem in pravnimi storitvami FirmMitra.

Osebni podatki so vse informacije, ki se nanašajo na določeno ali določljivo fizično osebo, na primer ime, elektronski naslov, davčna številka, kontaktni podatki in poslovni podatki podjetnika, ki so potrebni za izvedbo pravnih storitev.

Obdelava pomeni vsakršno dejanje ali niz dejanj, izvedenih z osebni podatki, vključno z zbiranjem, zapisovanjem, shranjevanjem, spreminjanjem, posredovanjem in izbrisom, izvedeno za potrebe priprave pogodb, upravnih postopkov ali drugih storitev.

Uporabnik pomeni podjetnik, predstavnik podjetja, potencialna stranka ali druga fizična oseba, katere podatki se obdelujejo v okviru storitev FirmMitra.

Storitev pomeni pravno svetovanje, pripravo pogodb, zastopanje v upravnih postopkih in druga storitvena opravila, ki jih opravlja FirmMitra za podjetnike in mala podjetja.

Piškotki so majhne besedilne datoteke, ki jih spletna stran shranjuje v vaš brskalnik za namene izboljšanja delovanja strani, analitike in prilagoditve vsebin. V dokumentu so opisani razredi in primeri uporabe piškotkov.

Namen obdelave podatkov

Podatke obdelujemo za specifične, legitimne in jasno opredeljene namene v povezavi z zagotavljanjem pravnih storitev podjetnikom. Spodaj so navedeni praktični nameni z opisi primerov uporabe.

• Izvedba pogodbenih obveznosti: priprava pogodb, uresničevanje dogovorov in izstavitev računov v konkretnem primeru sklenitve sodelovanja.
• Izpolnjevanje pravnih obveznosti: arhiviranje dokumentov in priprava odgovorov na zahteve upravnih organov v primerih inšpekcijskih postopkov.
• Obrambe pred zahtevki in reševanje sporov: analiza dokazov in priprava pritožb ali odgovorov v upravnih in pogodbenih sporih.
• Izboljšanje storitev: analiza pogostih vprašanj in primerov za pripravo ponazoril in smernic za stranke.
• Varnost in preprečevanje zlorab: spremljanje nenavadnih aktivnosti in zaščita infrastrukture ter strank.
• Komunikacija s strankami: obveščanje o statusu primerov, rokovih in posredovanje pravnih nasvetov glede konkretnih situacij.
• Administrativne potrebe: notranje računovodske in poslovne evidence za izvajanje storitev in pregled primerov.
• Analitika in raziskave: zbiranje anonimiziranih podatkov o pogostih pravnih izzivih, ki podjetnikom pomagajo pri izbiri pravnih ukrepov.

Pravna podlaga obdelave

Obdelava poteka na pravnih podlagah, skladnih z GDPR in slovensko zakonodajo. V nadaljevanju so navedene pogoste podlage z opisom primerov.

• Izpolnjevanje pogodbe: obdelava podatkov, potrebnih za izvedbo dogovorjenih storitev, na primer priprava pogodbe ali zastopanje v postopku.
• Skladnost z zakonskimi obveznostmi: hranjenje računovodskih evidenc in izpolnjevanje zahtev regulatorjev v primeru revizije.
• Legitimni interes: zaščita pravnih interesov podjetja in strank v primeru sporov ali zlorab, pri čemer se upošteva primernost in pravice posameznikov.
• Privolitev: kadar je privolitev podana za specifične obdelave, na primer prejemanje marketinških novic, pri čemer so podane jasne možnosti odjave.

Pravice po GDPR

Stranke imajo pravice do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, prenosljivosti podatkov in ugovora. Spodaj so praktična navodila, kako te pravice uveljaviti v konkretnem primeru.

• Pravica do dostopa: lahko zahtevate kopijo podatkov, ki jih hranimo o vas, na primer dokumentacijo, ki se uporablja v vašem primeru.
• Pravica do popravka: zahtevajte popravek netočnih ali nepopolnih podatkov, npr. napačnega naslova v pogodbi.
• Pravica do izbrisa: v primerih, kjer ni pravne podlage za nadaljnjo hrambo, lahko zahtevate izbris osebnih podatkov.
• Pravica do omejitve obdelave: lahko zahtevate omejitev obdelave med reševanjem spora ali preverjanjem zahtevka.
• Pravica do prenosljivosti: prejem podatkov v strukturirani, strojno berljivi obliki, kadar to zadeva pogodbeni odnos.
• Pravica do ugovora: nasprotovanje obdelavi zaradi posebnih okoliščin; v praksi se obravnava vsak primer posebej in z navedbo razlogov.

Piškotki in sledilne tehnologije

Na spletni strani uporabljamo piškotke za delovanje strani, analitiko in prilagajanje vsebin. Spodaj so opisane vrste in kako jih lahko upravljate.

Piškotki za nujno delovanje strani, piškotki za analitiko (anonimizirani podatki o obisku) in piškotki za marketinške integracije. Primer: analitični piškotki pomagajo razumeti, kateri pravni vodiči so za podjetnike najbolj koristni.

Kategorije vključujejo nujne, funkcionalne, analitične in marketinške piškotke. Vsaka kategorija ima primer uporabe in možnost onemogočanja brez vpliva na kritične funkcije.

Uporabniki lahko upravljajo nastavitve piškotkov prek nastavitev brskalnika ali preko upravljalnika piškotkov na strani. Navodila in scenariji onemogočanja so na voljo v povezavi s politiko piškotkov.

Politika piškotkov FirmMitra

Deljenje podatkov s tretjimi osebami

Podatke delimo le kadar je to potrebno za izvedbo storitve, za izpolnitev pravnih obveznosti ali z izrecno privolitvijo. Navedeni so primeri in pritrdilne okoliščine.

• Sodelovanje z računovodskimi in davčnimi svetovalci za obdelavo dokumentov v okviru primera.
• Posredovanje dokumentov upravnim organom na podlagi zakonitih zahtev in postopkov.
• Uporaba ponudnikov gostovanja in analitike, kjer pogodbeno zahtevamo varnostne ukrepe in zasebnost podatkov.
• Sodelovanje s strokovnjaki pri specializiranih primerih (npr. forenzični pregled), kjer je deljenje omejeno na potrebne podatke.
• Zavarovalnice ali drugi prejemniki, če je delitev potrebna za reševanje zahtevkov strank v konkretnih scenarijih.
• Drugi upravičeni prejemniki le ob pravni podlagi ali pisnem soglasju stranke.

Prenosi podatkov izven EU/EEA

Kadar se podatki prenašajo izven EU/EEA, se to izvede le, če obstaja ustrezna pravna podlaga in ustrezni varnostni ukrepi. Primer je uporaba zanesljivih ponudnikov gostovanja s standardnimi pogodbami za varstvo podatkov.

FirmMitra uporablja standardne pogodbeno določene varnostne klavzule, oceno tveganja ter zahtevane tehnične ukrepe za zaščito osebnih podatkov pri prenosih izven EU/EEA.

Hranjenje podatkov

Podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen obdelave ali za izpolnitev zakonskih obveznosti. Tu so primeri rokov za različne vrste podatkov.

Podatki o strankah in pogodbeni dokumenti: hranjeni za obdobje, ki ga določajo davčni in arhivski predpisi, običajno najmanj 7 let v primerih zahtev po računovodskih dokazih.

Korespondenca in zadeve primerov: hranimo jih dokler so relevantne za tekoče postopke, vključno z roki za pravne zahteve in možnostjo arhiviranja za prihodnje reference.

Sistemski in varnostni logi: hranimo jih za obdobje, potrebno za analizo incidentov in zagotavljanje varnosti, običajno omejeno in anonimizirano, kjer je možno.

Ko ni več pravne podlage za hrambo, ali po veljavnem zahtevku za izbris, podatke izbrišemo ali anonimno obdelamo v skladu s pravili in ustreznimi postopki.

Varnost podatkov

FirmMitra uvaja tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, razkritjem, spreminjanjem ali uničenjem. Ukrepi temeljijo na oceni tveganja in primerih uporabe, kot so zaščita dokumentov v postopkih, dostopna politika za zaposlene ter šifriranje občutljivih elektronskih prenosov.

• Dostopna kontrola in pooblastila: omejitev dostopa do primerov le na pooblaščeno osebje z vodenimi revizijami dostopa.
• Tehnični ukrepi: uporaba šifriranja pri prenosu in shranjevanju, redno varnostno kopiranje in varnostne posodobitve za zaščito sistemov.
• Redno testiranje varnosti storitev z uporabo zunanjih strokovnjakov in revizij, vključno s preverjanjem dostopnih pravic in obnavljanjem popravkov programske opreme.

Vaše pravice glede osebnih podatkov

V FirmMitra cenimo preglednost in zagotavljanje pravic posameznikov glede osebnih podatkov. Spodaj so opisane pravice, ki jih lahko uveljavljate v zvezi z obdelavo podatkov, skupaj z zglednimi scenariji uporabe in praktičnimi koraki za uveljavitev teh pravic.

• Dostop do podatkov: lahko zahtevate kopijo osebnih podatkov, ki jih hranimo o vas. Primer: podjetnik želi pregledati pogodbe in korespondenco, shranjeno v naši datoteki glede svetovanja ob ustanovitvi družbe.
• Popravek netočnih podatkov: če opazite napako v imenu, naslovu ali davčni številki, nam pošljite zahtevo in posredovali bomo ustrezne popravke ter vas obvestili o izvedenih ukrepih.
• Izbris (»right to be forgotten«) v upravičenih primerih: v scenariju, ko poslovni odnos preneha in niso več pravne podlage za nadaljnjo obdelavo, lahko zahtevate izbris osebnih podatkov, ob upoštevanju zakonitih arhivskih zahtev.
• Omejitev obdelave: če ste izpodbijali točnost podatkov, lahko zahtevate začasno omejitev obdelave, dokler ne potrdimo pravilnosti informacij. Primer: sporen podatek o zgodovini plačil, ki ga preučujemo z dokumentacijo stranke.
• Prenosljivost podatkov: na zahtevo vam lahko posredujemo strukturirane, splošno uporabljene in strojno berljive podatke, ki jih lahko prenesete do drugega ponudnika. Ena praksa: selitev zakonodajne dokumentacije iz FirmMitra v računovodski sistem stranke.
• Uveljavljanje ugovora: lahko nas obvestite, če nasprotujete določeni obdelavi, npr. neposrednemu trženju ali profiliranju. V konkretnih primerih bomo pretehtali upravičene interese in vas obvestili o odločitvi.
• Pravica do neodločanja, ki temelji izključno na avtomatiziranem obdelovanju: če se odločamo o pomembnih zadevah brez človeškega posredovanja (npr. avtomatska odobritev storitve), imate pravico do pregledovanja in človeškega posredovanja.
• Pravica do pritožbe pri nadzornem organu: če menite, da obdelava krši vaše pravice, vas obvestimo o postopku pritožbe pri pristojnem organu v Sloveniji in o možnostih neodvisne revizije.

Kako uveljavljati pravice

Za uveljavitev katerekoli pravice pošljite pisno zahtevo na kontaktne podatke FirmMitra ali uporabite spletni obrazec. Vašo identiteto bomo preverili z razumnimi ukrepi. V zahtevi navedite jasno ime, poslovni ali osebni e-naslov, naravo zahteve in morebitne podpore s primeri ali dokumenti, ki poenostavijo obdelavo zahteve.

[email protected]

Praviloma odgovorimo v 30 dneh od prejema popolne zahteve. Če je zahteva kompleksna ali je potrebno dodatno preverjanje, vas o podaljšanju roka obvestimo in navede razlogi, vendar najdaljši dodaten rok ne presega 60 dni.